Dit huishoudelijk reglement dateert van 2022 en vervangt alle vorige huishoudelijke reglementen.
A. Algemene afspraken
A1. Kermeta kan voor elke gelegenheid een zaalverantwoordelijke aanstellen. Deze persoon is verantwoordelijk voor:
- Het toezicht op het goede verloop van de activiteit en de gemaakte afspraken.
- Registratie van het verbruik. Deze persoon is ook verantwoordelijk voor de tapinstallatie.
- Overlopen checklist voor aanvang en beëindiging van de activiteit. Deze checklist geeft een overzicht van alle taken die dienen uitgevoerd te worden bij het organiseren van een activiteit.
Hiervoor zal een forfaitaire vergoeding aangerekend worden ter waarde (zie prijslijst). Indien de gebruiker wenst af te zien van een zaalverantwoordelijke, dient dit vooraf in overleg met de verantwoordelijken van Kermeta besproken te worden.
A2. De uitbater van Café Kermeta en de leden van de beheerraad hebben altijd en overal toegang tot elke activiteit in het ontmoetingscentrum om de naleving van de huurovereenkomst en het huishoudelijk reglement verifiëren.
A3. De vzw Kermeta is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen in het ontmoetingscentrum. De burgerlijke aansprakelijkheid van een gebruiker of organisator t.o.v. derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van vzw Kermeta. Hiervoor neemt de organisator een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
Personeel of medewerkers aangesteld door de inrichter van de activiteit werken onder de volledige verantwoordelijkheid van de inrichter.
A4. De vzw Kermeta is niet verantwoordelijk voor schade aan materialen. Schade aan of diefstal van achtergelaten onbewaakt materiaal door de inrichters of vehuurfirma's voor, tijdens en na het evenement ,kunnen niet verhaald worden op Kermeta.
A5. De huurder is verantwoordelijk voor het eigen materiaal die door de huurder wordt meegebracht voor, tijdens en na een activiteit in het ontmoetingscentrum. Kermeta vzw kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor schade, om welke reden dan ook, aan de materialen die eigendom zijn van de huurder. Het ontmoetingscentrum is geen stockageplaats voor materialen.
A6. Elke huurder is burgerlijk verantwoordelijk voor de veiligheid van alle personen die hij toelaat tijdens een door hem georganiseerde activiteit in het ontmoetingscentrum.
A7. Elke huurder is verantwoordelijk voor de schade, aangericht aan het gebouw en / of de inrichting, zowel door hemzelf en zijn medewerkers als door de deelnemers of bezoekers van zijn activiteit.
A8. Alle vergaderingen, georganiseerd door verenigingen van Kermt, kunnen plaatsvinden tegen een vergoeding van € 20,00 per vergadering. Voor verenigingen buiten Kermt, die een vergadering organiseren wordt een vergoeding van € 25,00 per vergadering betaald. (zie prijslijst)
A9. Elke huurder is verantwoordelijk voor de naleving van de wettelijke voorschriften inzake toegang van minderjarigen, gemeentelijke en provinciale voorschriften betreffende het inrichten van publieke dansfeesten en fuiven, auteursrechten (SABAM), overdreven geluidshinder, enz. alsmede van alle desbetreffende wetten en reglementen die van toepassing zijn.
A10. Vzw Kermeta beschikt over de volgende vergunningen:
- milieuvergunning (hernieuwd in 2015)
- brandweerattest (hernieuwd in 2015)
- geluidskeuring
- eetwarenvergunning voor het bereiden van maaltijden
- drankvergunning voor het schenken van alcoholische dranken in de feestzaal en lokaal 6, met uitzondering van sterke dranken die meer dan 1.2%vol gedistilleerde alcohol bevat; met name pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers, alcoholhoudende limonades, breezers en andere kunnen dus niet.
- vergunning voor de billijke vergoeding voor de feestzaal en lokaal 6. Deze vergoeding dient betaald te worden door iedereen die opgenomen muziek laat horen in een zaal. Doordat Kermeta een jaartarief betaalt, dienen de organisatoren slechts een tussenkomst aan Kermeta te betalen. Het bedrag van deze tussenkomst staat steeds vermeld op de huurovereenkomst.
Indien de organiserende vereniging zich niet houdt aan de afspraken conform de bekomen vergunningen door Kermeta, is de huurder verantwoordelijk voor alle mogelijke gevolgen en inbreuken.
A11. Alle dranken, die vzw Kermeta ter beschikking stelt, dienen afgenomen te worden door elke inrichter. In bijlage een overzicht van de dranken en de respectievelijke verkoopprijs, welke jaarlijks op 1 januari aangepast worden. De dranken worden steeds verkocht aan de prijzen geldig op de datum van facturatie.
Voor het schenken van wijnen wordt stopgeld gevraagd van €1,00 per geopende wijnfles. Lege wijnflessen dienen door de inrichter zelf verwijderd te worden.
Voor de verkoop sterke dranken, op voorwaarde dat er voorafgaandelijk een kopie van de bekomen vergunning wordt afgegeven aan Kermeta, wordt een forfaitaire vergoeding van €70,00 aangerekend. Tijdens alle vergaderingen dienen de dranken afgenomen te worden van de café-uitbater.
Chocolade, chips en andere snoepwaren worden niet voorzien door vzw Kermeta.
A12. Het bereiden van snacks door een particulier of door de inrichtende organisatie is niet toegelaten in het ontmoetingscentrum.
A13. Zoals op de huurovereenkomst vermeld staat, is het verbruik van elektriciteit tot en met 60kw inbegrepen in de huurprijs. Voor het meerverbruik dient er een supplement betaald te worden.
A14. Bij gebruik van het podium samen met de grote zaal zal er een supplement van €30,00 aangerekend worden
A15. Na elke activiteit wordt het gebruikte lokaal gepoetst. Dit is immers noodzakelijk om de infrastructuur netjes te houden. De kosten van het poetsen worden door de desbetreffende inrichter betaald en zullen vermeld worden op de factuur. Indien het lokaal na de activiteit niet behoorlijk is opgeruimd kunnen er daarnaast bijkomende kosten aangerekend worden aan de inrichter. Bij een eventuele beschadiging zullen tevens de kosten van herstelling dienen te betaald worden door de inrichter.
A16. Op de rustdag, woensdag, kan er geen enkele activiteit plaatsvinden in het ontmoetingscentrum. Alle mogelijke uitzonderingen worden voorafgaandelijk besproken met de beheerraad van vzw Kermeta.
A17. In alle gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet worden de voorwaarden door de beheerraad van vzw Kermeta nader bepaald.
A18. Voor feesten werken we samen met enkele vaste cateraars, u kan uw keuze maken uit 3 cateraars die er zeker zullen voor zorgen dat alles vlot en opperbest verloopt.
A19. De keuken kan apart gehuurd worden voor het bereiden van afhaalmaaltijden. De energiekosten worden afgerekend aan dagprijs.
B. Huurregeling
B1. Elke aanvraag voor het gebruik van een lokaal voor een vergadering, dient vooraf gemeld te worden aan de uitbater van het café.
Alle activiteiten, buiten vergaderingen, dienen schriftelijk aangevraagd te worden aan de hand van een reservatieformulier. Dit kan ook per e-mail gestuurd worden. Dit formulier kan in overleg met de café-uitbater ingevuld worden.
B2. De huurprijzen kunnen jaarlijks worden aangepast op 1 januari conform de wettelijke bepalingen. Deze zijn tevens van toepassing voor de huurovereenkomst afgesloten vóór 1 januari, maar waarvan de activiteit plaatsvindt na 1 januari.
B3. De café-uitbater beschikt over een map met de actuele huurprijzen, de prijzen van de dranken en van andere kosten. Op vraag van elke gebruiker kan deze ingekeken worden.
B4. Het reservatieformulier dient zo volledig en juist mogelijk ingevuld te worden; zowel het begin – als einduur, het gebruik van de keuken, vermoedelijk aantal personen, muziek tijdens de activiteit, gebruik van geluidsinstallatie.
B5. Op basis van het reservatieformulier wordt een huurovereenkomst opgemaakt. Deze overeenkomst dient vooraf ondertekend te worden door de verantwoordelijke aanvrager. Tevens dient een voorschot betaald te worden van de huurprijs bij ondertekening van de overeenkomst. Dit voorschot wordt gestort op de rekening van Kermeta vzw binnen de 10 dagen. Van zodra de huurovereenkomst ondertekend is en het voorschot gestort is, is de reservatie definitief.
B6. Bij annulering dient de beheerraad tijdig verwittigd te worden, namelijk minimum één maand voor een activiteit in de feestzaal of lokaal 6 en minimum 7 dagen voor de overige lokalen. De annuleringskosten bedragen steeds 150 EUR . Bij een laattijdige annulering wordt de volledige huurprijs aangerekend.
B7. Na elke activiteit ontvangt elke inrichter een factuur met de vermelde huurprijs, de gebruikte dranken en alle andere kosten die verbonden zijn aan de georganiseerde activiteit. De betaling hiervan dient te gebeuren per overschrijving met de vermelding van het factuurnummer.
B8. Vertragingsintresten aan 12% zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd, na het verstrijken van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
B9. Ingeval van geschil zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Hasselt bevoegd.
Gebruik van de lokalen
C1.Voor enkele lokalen en ruimten is er, omwille van de brandveiligheid, een maximum aantal aanwezigen opgelegd door de brandweer;
• Lokaal 6: max. 50 personen
• Feestzaal: max. 350 personen zittend aan tafels
• max 700 personen staand.
Indien hiermee geen rekening gehouden wordt, is de gebruiker zelf verantwoordelijk ingeval er zich incidenten voordoen of men in gebreke gesteld wordt door de brandweer of een andere instantie.
C2. Elke inrichter verbindt er zich toe om de lokalen in een behoorlijke staat achter te laten en tevens elke beschadiging te melden aan de café-uitbater. Tevens dient elke gebruiker van de lokalen na de activiteit de lichten te doven en de verwarming te verminderen.(op 2)
C3. Het moment van klaarzetten van de feestzaal of één van de lokalen dient steeds in overleg te gebeuren met de café-uitbater. In principe kan dit in de morgen of namiddag die de activiteit voorafgaat. Het klaarzetten tijdens de dag voor de activiteit kan slechts na overleg met de café-uitbater toegestaan worden.
C4. De inrichter mag in de lokalen of feestzaal geen enkele aanpassing doen, bijvoorbeeld schilderen, nagelen in de muren of ramen, iets bevestigen aan het plafond of lichtarmaturen, ramen, vloeren en deuren beplakken en / of beschilderen. Om materiaal in de feestzaal op te hangen zijn er hiervoor haken in de muren voorzien. Enkel deze mogen gebruikt worden.
C5. Elke inrichter is tijdens zijn activiteit verantwoordelijk voor het ophangen van affiches in het ontmoetingscentrum. Enkel op het prikbord in, de gang, mogen affiches opgehangen worden. Er mogen geen affiches opgehangen worden in de toiletruimtes en de inkomhal.
C6. Alvorens een activiteit in de feestzaal begint, wordt steeds de elektriciteit - en gasmeter genoteerd. Tevens worden alle nooduitgangen geopend. Omwille van de COVID-regeling voorziet de huurder een CO2-meter in zijn lokaal.
C7. Het gebruik van de keuken:
- Er mag enkel gebruik gemaakt worden van de keuken indien deze vooraf gereserveerd is. Voorafgaandelijk kan er informatie gevraagd worden bij de café-uitbater omtrent het gebruik van de aanwezige toestellen.
- Elke gebruiker is verantwoordelijk voor een correct en zorgzaam gebruik van de keuken.
- Het is ten strengste verboden te roken in de keuken.
- Elke gebruiker houdt rekening met de wettelijke voorschriften van de eetwareninspectie en past deze correct en zorgzaam toe.
- De keuken, alsmede de gebruikte toestellen, dienen onmiddellijk na gebruik volledig gepoetst te worden door de gebruiker. Bij niet naleving hiervan wordt dit automatisch aangerekend aan de inrichter.
- Het gebruikte porselein en bestek wordt, na het afwassen correct in de kast geplaatst.
- Indien sommige toestellen, porselein of bestek na gebruik van de keuken verdwenen of beschadigd is, zal de inrichter hiervoor verantwoordelijk gesteld worden. Hij dient een vergoeding te betalen ter vervanging of herstelling.
- Het is verboden bijkomende gasvuren en –flessen in de keuken of aanhorigheden te plaatsen en te gebruiken.
- Vermits koffie in het gamma zit van de dranken die door vzw Kermeta worden aangeboden, is het verboden zelf koffie mee te brengen.
- De keuken is privé tijdens een activiteit; derden zijn niet toegelaten tijdens de activiteit.
C8. Na elke activiteit dienen alle voorwerpen, die niet tot de inrichting van het ontmoetingscentrum behoren, onmiddellijk verwijderd te worden. Tevens dient het meubilair opgeruimd te worden zoals bij aanvang. De stoelen worden gestapeld per 10 stuks. Alle tafels dienen gepoetst te worden. Na gebruik van de tapinstallatie en toog is de inrichter verplicht het buffet te kuisen, alsmede de glazen en schenkborden. Tenslotte worden alle drankijskasten bijgevuld, het afval wordt in de container gedaan, de tellerstand van de elektriciteits– en gasmeter worden genoteerd en de keuken wordt proper achtergelaten.