Privacybeleid

versie: 1 november 2022

1. Algemeen

Om als verhuurder van lokalen en feestzaal een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Door gebruik te maken van onze website en/of diensten, erken je dat je deze privacyverklaring zorgvuldig gelezen hebt en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt.

 

2. Definities

• Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, ...
• Alle informatie die rechtstreeks of door te combineren kan leiden tot de identificatie van een persoon valt onder de noemer “persoonsgegevens”.
• Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
• De raad van bestuur van de vzw bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. 
• Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst en een afsprakenkader af.
• Organisator: Dit is de persoon, de rechtspersoon, de vereniging of de persoon die een evenement organiseert.
• Gebruiker: De gebruiker is altijd een persoon. Deze persoon treedt op in persoonlijke naam, in naam van een feitelijke vereniging of in naam van een rechtspersoon.
• Account: Een account is een entiteit op onze website die de gegevens voor de boeking registreert nodig voor de organisatie van een evenement.

 

3. Bescherming van persoonsgegevens

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens. Om dit te garanderen sturen we jaarlijks een vraag tot het controleren op juistheid en het updaten van uw persoonsgegevens. U geeft aan van welke verenigingen u nog lid bent. Die waar je geen mandaat meer voor hebt, verwijder je uit jouw account.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens in voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Gebruikers die hun profiel na 5 jaar niet meer geupdatet hebben worden uit de gegevensdatabank verwijderd. Het is daarnaast mogelijk dat jouw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor de beoogde doeleinden, dan worden aan jouw persoonsgegevens pseudoniemen gegeven of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Wanneer wij verwerkers inschakelen dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een verwerkingsovereenkomst. Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

4. Wie verwerkt je persoonsgegevens?

De vzw Kermeta, Diestersteenweg 204, 3510 Hasselt met ondernemingsnummer BE0408.410.184 verwerkt jouw persoonsgegevens.

Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de voorzitter van de vzw via info@kermeta.be . 

5. Wanneer verwerken en verzamelen we je persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een (online) contact- of invulformulier of in documenten die je bij je formulier moet voegen. Ook derden kunnen jouw gegevens ingeven indien je een wettelijk mandaat zoals zaakvoerder, voorzitter, secretaris of penningmeester uitvoert voor een vereniging, vzw of bedrijf. 

6. Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd. De persoonsgegevens die je via deze website verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:

• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
  • bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal, verwerken van je aanvraag voor … via ons online invulformulier of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
• voor de uitvoering van een overeenkomst met jou
  • Bijvoorbeeld: wanneer je een activiteit wil organiseren in Kermeta.

7. Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen?

Wij delen jouw gegevens niet mee aan derden, tenzij in de volgende gevallen:

• het noodzakelijk is voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens”)
• facturatie
• je ons hiervoor de toestemming geeft
• ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) dan mogen zij jouw persoonsgegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader en na naleving van de bepalingen van de AVG. Hiervoor hebben we met deze externe bedrijven de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten.

 

8. Wat zijn je rechten?

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) heb je het recht om inzage te vragen in jouw eigen persoonsgegevens. Je kunt de persoonsgegevens opvragen, inkijken en zelf corrigeren. In bepaalde gevallen en indien daarvoor goede redenen zijn, kun je jouw gegevens zelf wissen of vragen om jouw persoonsgegevens te wissen.

Je hebt ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt deze rechten uitoefenen

• via mail naar info@kermeta.be 
• per brief naar vzw Kermeta, tav Raad van bestuur, Diestersteenweg 204, 3510 Hasselt

We vragen om steeds een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart als bijlage mee te sturen.

Je hebt ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor meer informatie kun je bij de Vlaamse Toezichtscommissie of de Gegevensbeschermingsautoriteit terecht.

 

9. Wijzigingen

De vzw Kermeta behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in haar privacybeleid. Door deze website te gebruiken, aanvaard je alle voorwaarden van het privacybeleid zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de website van Kermeta, nadat het privacybeleid werd gewijzigd, word je geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen en ze te aanvaarden.

10. Speciale verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kun je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

 

10.1 BEELDMATERIAAL 

Bij de activiteiten in zaal Kermeta doorgaan, maken wij soms foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het het verhuur van onze lokalen op de website, op drukwerk, op onze sociale mediakanalen en in nieuwsbrieven. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Dit soort beeldmateriaal zijn geen persoonsgegevens en wij gaan dan ook uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie ervan.

Ook organisatoren kunnen beelden maken en publiceren op hun website en sociale mediakanalen. Hiervoor draagt de vzw Kermeta geen verantwoordelijkheid. 

Organisatoren kunnen ook beelden posten op de website van Kermeta. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de vereniging. Wanneer u echter bezwaar hebt tegen de publicatie van een foto, contacteert u eerst de vereniging met de vraag om het beeld te verwijderen. Gaat de vereniging hier niet op in, verwijdert de vzw Kermeta het beeld van de website.

Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. 

Soms zal onze fotograaf ook foto’s of video’s maken waarop personen identificeerbaar zijn. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zal de fotograaf je toestemming vragen. Dit geldt ook voor kinderen jongeren dan 16 jaar. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk of wordt dit aangekondigd aan de ingang van het evenement. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

10.2 COOKIES EN TRACKING

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid <link: webpagina cookiebeleid> vindt je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen <link: cookiemodule> kan je per type cookie toestemming geven of weigeren. 

 

10.3 PROFILERING EN/OF DATA MINING

Wij maken gebruik van profilering voor het optimaliseren van onze websites, het afstemmen van onze pagina's op uw noden en online adverteren.

 

10.4 CAMERATOEZICHT 

De vzw Kermeta heeft camerabewaking op het openbare domein en in onze gebouwen. Deze bewakingscamera’s hebben als doel om de eigendommen van de vzw Kermeta te beschermen, overlast aan te pakken en de openbare orde te handhaven.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij verwerken we ook je persoonsgegevens.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden automatisch gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.